O que é administração do tempo?
Gerenciamento ou administração do tempo é o ato de exercer controle sobre a rotina. Basicamente, isso significa organizar as tarefas a fim de aumentar seu rendimento ao longo do dia.
Nessa linha, gestão do tempo e produtividade são conceitos que caminham juntos. Isso porque uma pessoa produtiva utiliza seu tempo com inteligência e obtém o máximo rendimento, entregando as tarefas no prazo.
Isso tudo acontece sem ter que se desgastar em excesso, acumulando estresse. Ou seja, com o gerenciamento eficiente do tempo, você produzirá mais e, ainda, poderá desfrutar de uma vida mais leve e saudável.
Técnicas de gestão do tempo são estratégias voltadas para organizar seus afazeres e, assim, otimizar a rotina. Separamos algumas delas para implementar no dia a dia, fazendo com que seu trabalho renda muito mais. Confira!
1. Faça uma lista de tarefas
Parece algo simples, mas uma lista de tarefas pode fazer toda a diferença na organização da rotina. Afinal, como administrar o tempo de forma eficiente, se você sequer sabe tudo o que precisa fazer no dia, não é mesmo?
Ao registrar aquilo que temos por fazer, nos tornamos conscientes dessas tarefas. Isso ajuda a manter o foco e eleva a produtividade, além de permitir a programação da rotina com mais precisão e eficiência.
Seja com aplicativos de lista de tarefas ou o bom e velho papel e caneta, o importante é anotar tudo. Nesse momento, você pode aproveitar para definir prioridades, de acordo com a importância ou complexidade de cada atividade.
Você perceberá que riscar os itens concluídos é super satisfatório, pois sente que está evoluindo. Isso, por si só, já é reforçador. E, ao fim do dia, estará com aquela sensação de dever cumprido, sabe?
2. Elimine as distrações
Não consegue evitar aquela espiadinha no WhatsApp ou Instagram de tempos em tempos? Que tal colocar seu celular no modo silencioso para evitar se distrair com as notificações?
Se isso não resolver o problema, a dica é guardá-lo em uma gaveta, evitando contato visual por um tempo. Assim, você se concentra mais na tarefa em questão. A propósito, manter o ambiente de trabalho organizado contribui — e muito — com isso.
Portanto, olhe para sua mesa agora. O que você vê? Tudo isso realmente precisa estar aí? Em outras palavras, esses elementos contribuem de alguma forma para a realização das tarefas? Se não, eles não precisam estar por perto, concorda?
É claro que não precisa se desfazer daquela foto de família, mas sim dos elementos que tiram o foco. A ideia é manter um ambiente mais clean, eliminando distrações e contribuindo para uma administração do tempo mais eficiente.
3. Automatize tarefas burocráticas e repetitivas
Nosso dia tem apenas 24 horas e nada mais. Com isso em mente, fica evidente que a quantidade de coisas que podemos fazer nesse período é limitada, concorda? Mas, se dissermos que é possível fazer um pouco mais, você acredita?
Um bom jeito de fazer o tempo render mais é a automatização de processos e tarefas repetitivas. Dessa forma, você não precisa se debruçar sobre atividades que podem ser facilmente executadas por sistemas e ferramentas, como um CRM.
Por exemplo, sua empresa recebe centenas ou milhares de contatos todos os dias? Nesse caso, é bem provável que você não tenha tempo ou braços suficientes para dar conta de atender a todos com a eficiência e agilidade que desejam, correto?
Com um serviço de atendimento automatizado, seus clientes contam com o suporte rápido e eficiente, que pode ser realizado sem a presença do atendente humano. Assim, questões pontuais são resolvidas rapidamente, enquanto problemas complexos são encaminhados para profissionais especializados.
4. Foque em uma atividade de cada vez
É possível que, ao se dividir em várias tarefas, você tenha a falsa percepção de estar sendo mais produtivo. Mas, não se engane. Na maioria das vezes, isso é só uma ilusão.
Além de prejudicar a qualidade, sempre que pula de uma tarefa para outra, você não necessariamente continua de onde parou, pois precisa recuperar o foco do que estava fazendo anteriormente. Nisso, você gasta mais tempo do que precisaria, caso resolvesse uma coisa por vez.
5. Utilize a técnica Pomodoro
Pomodoro é uma das mais famosas técnicas de gestão do tempo e produtividade. Trata-se de uma excelente estratégia para aqueles que querem vencer a procrastinação, pois, além de ajudar a manter o foco, te recompensa por isso.
Funciona da seguinte forma:
• você deve dividir sua rotina em blocos de 25 minutos de trabalho, seguidos de 5 minutos de descanso;
• durante o tempo de trabalho, mantenha o foco integral nas tarefas, sem interrupções;
• já no período de descanso, faça o que preferir: ir ao banheiro, checar e-mails, dar aquela espiadinha nas redes sociais etc.;
• repita esses períodos de forma cíclica e, a cada duas horas, descanse por meia hora.
Ao empregar essa estratégia, você perceberá que, além de ser capaz de administrar melhor o tempo, será mais fácil manter o foco nas atividades. Experimente!
